Die Notiz mit 140 Links: warum sie nicht funktioniert und was stattdessen geht
Die Notiz heißt „Ideen“, ist seit 2022 offen und du scrollst inzwischen sieben Sekunden, bis du unten bist.
Wie räume ich eine Notiz voller Links auf?
In drei Durchgängen, und der erste besteht nur aus Löschen. Geh von unten nach oben und streich alles, was älter als ein Jahr ist, ohne es einzeln zu prüfen. In einer typischen Sammel-Notiz sind das mehr als die Hälfte der Zeilen, und praktisch nichts davon fehlt dir später.
Im zweiten Durchgang teilst du auf, und zwar nach Situation statt nach Thema: was du lesen willst, was du kaufen musst, wo ihr hinwollt. Der dritte Durchgang ist der wichtigste und wird fast immer ausgelassen: Alles, was ein Ort, ein Termin oder eine gemeinsame Sache ist, gehört nicht mehr in die Notiz. Dafür ist eine Notiz das falsche Werkzeug, und genau daran scheitert die Sammel-Notiz immer wieder.
Warum die Sammel-Notiz ab einem Punkt kippt
Ein Link ohne Vorschau ist eine Zeichenkette
In den meisten Notiz-Apps steht ein eingefügter Instagram- oder TikTok-Link als nackte URL da. Nach zwei Monaten erkennst du daran nicht mehr, ob es ein Rezept, ein Restaurant oder ein Kurs war.
Alle Zeilen sehen gleich wichtig aus
Zeile 8 und Zeile 132 haben dieselbe Schriftgröße. Die eine ist von gestern, die andere von 2022 und längst erledigt. Eine Notiz kennt keine Reihenfolge außer der, in der du getippt hast.
Suchen setzt das richtige Wort voraus
Die Suche in einer Notiz findet Text. Wenn du nur noch weißt, dass es irgendwas mit Keramik war und in der Zeile nur eine URL steht, findest du nichts.
Zu zweit wird es zum Konflikt
Eine geteilte Notiz heißt: Ihr schreibt in denselben Textblock. Früher oder später löscht jemand versehentlich eine Zeile oder tippt mitten hinein, und niemand merkt es.
Und niemand traut sich, sie anzufassen
Ab einer gewissen Länge fühlt sich die Notiz wie ein Archiv an. Das ist die Stelle, an der man sie nur noch ergänzt und nie wieder liest, und ab da ist sie praktisch wirkungslos.
Die Aufteilung, die in der Praxis hält
Nicht nach Thema sortieren, sondern nach dem, was du damit vorhast. Ein Restaurant und ein Kochbuch stehen thematisch nebeneinander und gehören trotzdem an verschiedene Orte.
Lesen
Artikel, Threads, langes Zeug. Das gehört in die Leseliste deines Browsers, nicht in eine Notiz. Dort hat es eine Offlinekopie und du siehst, was du schon gelesen hast.
Kaufen
Eigene Liste oder direkt in den Warenkorb des jeweiligen Shops. Vermischt mit Freizeitideen sorgen Kaufsachen dafür, dass sich die ganze Liste nach Aufgaben anfühlt.
Machen
Restaurants, Ausflüge, Kurse, Rezepte, alles mit einem Ort oder einem Termin. Die größte Gruppe in fast jeder Sammel-Notiz und die, für die eine Notiz am schlechtesten geeignet ist.
Wissen
WLAN-Passwörter, Maße, Kontonummern, das Rezept deiner Oma. Das darf in der Notiz-App bleiben, dafür ist sie gemacht, und ohne die anderen drei Gruppen ist sie plötzlich übersichtlich.
Warum ausgerechnet die Machen-Gruppe woanders hingehört
Eine Notiz kann Text. Bei einem Restaurant brauchst du aber Adresse, den Namen der Person, die es empfohlen hat, und im Idealfall den Grund, warum ihr hinwolltet. Bei einem Kurs brauchst du den Termin. Beides lässt sich in eine Notiz tippen, aber du tust es nicht, weil es in dem Moment zu umständlich ist, und deshalb steht dort am Ende nur der Link.
Dazu kommt der Auswahl-Teil. Wenn ihr am Samstagabend entscheiden wollt, wo ihr essen geht, lest ihr eine Notiz von oben. Bei zwölf Zeilen geht das, bei vierzig nicht mehr. Eine Notiz hat keinen Mechanismus, um aus vielen Möglichkeiten eine zu machen, und genau das braucht ihr in diesem Moment.
Und der dritte Punkt ist der, an den fast niemand denkt: Eine Notiz meldet sich nie. Sie liegt genau so lange da, bis du von dir aus reinschaust, und je länger sie wird, desto seltener passiert das. Deshalb ist eine Sammel-Notiz nach zwei Jahren voll mit Sachen, die du damals wirklich machen wolltest.
Genau dafür haben wir Swiva gebaut. Du teilst den Fund über das Teilen Menü hinein, statt einen Link zu kopieren, und bekommst einen Entwurf mit Titel und Ort, den du in zwei Sekunden bestätigst. Wenn dann ein paar Tage vergangen sind, ohne dass du etwas gemacht hast, kommt eine Erinnerung mit einer konkreten Idee daraus, höchstens dreimal pro Woche. Und beim Auswählen siehst du eine Karte nach der anderen statt vierzig Zeilen, wobei der Stapel auch ältere Funde wieder nach vorn holt.
Der Unterschied ist am Ende ein einfacher: Eine Notiz ist ein Lager, und ein Lager erwartet, dass du hingehst. Die Notiz-App bleibt trotzdem für alles andere, und das ist auch gut so.
Ein Ablauf für die eine große Notiz, der eine halbe Stunde dauert
Kopier sie einmal, bevor du anfängst
Eine Sicherungskopie in einer zweiten Notiz. Das nimmt die Angst vorm Löschen, und genau diese Angst ist der Grund, warum die Notiz seit zwei Jahren wächst.
Von unten nach oben, alles über ein Jahr weg
Ohne Einzelprüfung. Wer jede Zeile einzeln bewertet, bricht nach zwanzig Minuten ab und hat nichts erreicht. Die alten Zeilen sind fast immer erledigt oder nicht mehr aktuell.
Vier Gruppen bilden, nicht mehr
Lesen, kaufen, machen, wissen. Mehr Kategorien bedeuten mehr Entscheidungen pro Zeile, und dann dauert es zu lange.
Die Machen-Gruppe ergänzen, während du sie umziehst
Bei jedem Eintrag ein Halbsatz: warum, mit wem, wo. Das ist der einzige Moment, in dem du das noch weißt, und es ist der Unterschied zwischen einer neuen Sammel-Liste und einer brauchbaren.
Und danach die alte Notiz löschen
Wirklich löschen, nicht archivieren. Solange sie existiert, speicherst du weiter hinein, und in vier Monaten sitzt du wieder vor 140 Zeilen.
Kurz noch geklärt
Wie sortiere ich eine Notiz mit hunderten Links?
In drei Durchgängen: zuerst alles über ein Jahr löschen, ohne es zu prüfen, dann nach Vorhaben in vier Gruppen teilen, und zuletzt alles mit Ort oder Termin ganz aus der Notiz herausnehmen. Rechne mit einer halben Stunde.
Warum werden Links in meiner Notiz nicht als Vorschau angezeigt?
Weil die meisten Notiz-Apps eingefügten Text als Text behandeln. Eine URL bleibt eine URL, und die sagt dir später nichts über den Inhalt. Deshalb lohnt sich immer ein Wort daneben, und sei es nur „Rezept“ oder „Café Ottakring“.
Ist es schlimm, alles in einer Notiz zu sammeln?
Bis etwa zwanzig Zeilen nicht. Darüber fängt es an zu kippen, weil alle Einträge gleich wichtig aussehen und du nicht mehr bis unten liest. Ab da bringt Aufteilen mehr als jedes zusätzliche Ordnungssystem in der Notiz selbst.
Was mache ich mit der geteilten Notiz, in die wir beide schreiben?
Solange es Text ist, funktioniert sie. Sobald es um gemeinsame Pläne geht, wird der gemeinsame Textblock zum Problem, weil sich Einträge gegenseitig überschreiben. Eine Liste mit einzelnen Einträgen löst genau das.
Wohin mit den Sachen, die ich machen will?
In eine Liste, die Ort, Notiz und Quelle behalten kann und aus der ihr auswählen könnt. Genau dafür gibt es Swiva: Du teilst den Fund direkt hinein, statt einen Link zu kopieren, und gehst die Liste später Eintrag für Eintrag durch.
Deine nächste gute Idee darf bleiben.
Speicher sie in Swiva und greif darauf zurück, wenn du wirklich Zeit dafür hast.
Kostenlos laden, für iPhone und Android.